Questions – Gouvernance/Governance (fr/en)

Voici les questions pour la réunion du 2 mai à BPR. Merci de voter en commentaire pour vos questions préférées de la section II – ou meme de rajouter des questions importantes qui nous auraient échappé.

Below are the questions for the meeting at BPR on May 2nd. Please vote for your favorite questions of section II and feel free to add any questions that you would like answered.

Le dossier transmis par le Board part du postulat suivant: “Notre gouvernance actuelle ne permet pas de repondre aux defis du LFI” et liste comme arguments soutenant ce postulat les points suivants:

• Le rapport Cazebonne souligne la rigidité pédagogique de l’AEFE et l’absence de prise en considération des attentes des familles locales;
• Un dialogue de gestion difficile ou impossible entre le CA et la direction de l’AEFE;
• Non alignement entre les visions stratégiques et pédagogiques de l’établissement (absence de projet d’établissement et de plan stratégique);
• Non prise en compte des équilibres financiers en amont des décisions pédagogiques, fragilisant la maîtrise des coûts;
• Complexité de la gestion des carrières due à la coexistence de trois statuts de professeurs;
• Collaboration limitée entre les deux filières – une opportunité manquée;

L’objectif de cette section du débat doit être de nous éclairer sur ces difficultés dans la gestion de l’établissement et de comprendre comment la nouvelle convention ou le partenariat proposent d’y répondre.

The file distributed by the Board states: « Our governance is not adapted to the challenges that FIS faces » and lists the following reasons to support this statement:

• The Cazebonne report stresses the pedagogic rigidity of the AEFE and the absence of considerations for the local families expectations;
• A difficult or nearly impossible dialogue between the Board and the AEFE;
• A non alignment between the strategic and pedagogic visions of the school;
• A non consideration of financial constraints before making making pedagogic decisions, jeopardizing costs controls
• A difficult HR management due to 3 different teachers’ statuses;
• Limited collaboration between the 2 streams – a missed opportunity;

The objectives of this section are to clarify the difficulties in the school management and understand how the new convention or the partnership would answer them.

1. Cinq questions essentielles pour le débat (car concernant tous les acteurs du LFI) / Four critical questions to start the meeting with.

1. Il semble qu’un point un peu compliqué à comprendre pour beaucoup de parents est le rôle du conseil Victor Segalen et son mode de fonctionnement avec les autres organes de gouvernance de l’Ecole. La nature de cette relation semble importante car son rôle serait notamment d’apporter des garanties sur l’indépendance de la pédagogique, point crucial pour l’homologation et l’avenir du FLI.

Pourriez-vous nous rappeler le rôle du Conseil Victor Segalen, son mode de fonctionnement actuel et quelle est votre analyse de l’impact potentiel des deux modèles, partenariat et nouvelle convention, sur cette relation.

(English)
It seems that there is a blur and hard point to understand for most of the parents on the role and functioning of the Victor Segalen Council with the other governing bodies of the  school. The nature of this relation seems  to be very important because its roles seems to be essential to guarantee the pedagogical independence crucial for the homologation and future of the FIS ? Can you tell us what is your analysis of the impact of the 2 models, partnership and new convention, on this relationship ?

2. Le projet de nouvelle convention prévoit que le plan stratégique est défini par le Conseil d’Administration (NDLR le Board). Ce plan : “prend en compte le profil de la communauté servie par l’établissement, ses attentes en matière de langues et matières enseignées, de débouchés universitaires des élèves.”

Le Board a indique que l’une des raisons de leur recommandation de passage au partenariat est la nécessité de faciliter le processus de définition et de mise en œuvre de ce plan stratégique, qui inclu notamment le projet d’établissement (aspect pédagogique). Qu’en pensez-vous?

(English)
The project of the new convention states that the strategic plan is defined by the Board. This plan should “take into consideration the profile of the community of the FIS, its expectations in matter of language and  subjects taught, university demand for the pupils” The Board stated that one of the reason for recommending the partnership is the need for easily defining the plan and its implementation through the pedagogic school project (project d’établissement). What is your  opinion ?

3. Un autre point qui a beaucoup animé le débat au cours de ces dernières semaines, est le mode de recrutement du proviseur et de l’ensemble du corps enseignant. L’une des raisons de la recommandation du Board pour le passage au partenariat est d’avoir plus de liberté et de contrôle sur ce point.  L’AEFE, dans le cadre de la négociation de la nouvelle convention, n’aurait notamment pas accepte certaines de leurs demandes dans ce domaine. Pouvez-vous s’il  vous plait nous expliquer les raisons du rejet de ces requêtes, si tel a bien été le cas, et nous rappeler les différences sur ce point particulier entre les deux contrats, nouvelle convention et partenariat.

(English)
Another point which was very controversial  during the past weeks is the recruiting procedure of the AEFE headmaster and the teachers. One of the reasons for recommending the partnership is to have more autonomy  and control on this matter. The AEFE, during the talks for the new convention, did not accept some of the Board’s requests. Can you please clarify the reasons of these rejections, if any ? and remind us the  differences on this specific point between partnership and new convention ?

4. Une autre question sur un point qui a été souvent débattu entre les deux parties, est la possibilité de revenir en arrière en cas de passage en partenariat. Pouvez nous apporter une réponse précise sur point et si ce n’est possible ou difficile quelles en sont raisons?

(English)
Another question, also very discussed, is the possibility for the FIS to shift back to convention after few years of partnership ? Can you give us a clear answer on this point and if not possible or difficult what would be the  reasons ?

5. Monsieur le Consul, pouvez-vous nous rappeler votre rôle au sein du Board et apporter des éléments de réponses a ceux qui posent la question de la légitimité de cette presence?

(English)
Mr. The General Consul, can you remind us what is your role in the Board and shed some lights for us for the one who question your presence in the board ?

II. Questions soumises au vote des parents pour sélection ou non au débat (peut-être réponse par écrit si manque de temps) / Questions to be prioritized / voted by parents (maybe written answer if lack of time)

a. Le cas du CFBL est souvent repris comme exemple pour indiquer que l’OFSTED a accordé une note outstanding suite au passage en partenariat. Au-delà de la différence de taille et de complexité des 2 établissements, pouvez-nous exposer pourquoi cet établissement s’est dé-conventionné et si le rapport de l’OFSTED parle du passage en partenariat pour accorder sa note outstanding ?

The CFBL case is often quoted as an example based on the outstanding mark given by the OFSTED to the school further to the change to partnership. Beyond the difference of size and complexity of the 2 schools, would you mind explain us why the CFBL has chosen to move out of the convention and if the OFSTED is linking the the shift to partnership to the outstanding mark ?

b. Nous avons constaté de gros manquements lors de la livraison du campus de TKO. Qui était en charge du suivi de ces travaux pour en assurer la qualité ?

We notice some severe flaws in the construction of TKO. Who was in charge of following this construction work and ensure the quality of it ?

c. Avez-vous deja identifie un proviseur pour le partenariat comme cela a ete indique le 19 janvier 2019 aux parents représentants ?

Did you already identified a headmaster for partnership as mentioned in your talk with parents representatives on 19 January 2019 ?

d. Nous comprenons que le Board est déjà impliqué dans le choix des professeurs résidents / maintien des postes de résident lors des conseils Victor Segalen (où il ne vote pas). Pouvez-vous expliquer comment ces choix sont faits et si des propositions du Board sont suivies ?

We understand that the Board is already involved in the choice of resident teachers / allocation of resident positions during the Victor Segalen council (where Board does not vote). Can you explain how these choices are made and if the proposals of the Board are followed ?

e. Nous comprenons que le Board ne souhaite pas avoir le lien hiérarchique avec le Directeur exécutif (en charge du personnel non-résident du LFI) et le proviseur de la filière internationale. Nous avions aussi entendu, dans les discussions pour la nouvelle convention, que c’était une demande du Board faite à l’AEFE de ne pas faire reporter ces 2 fonctions au proviseur AEFE (points figurant dans le texte nouvelle convention – d’ailleurs nous notons que le Board indique que le Directeur exécutif reporte au proviseur AEFE dans la nouvelle convention est-ce exact ?). Pouvez-vous nous éclairer sur les échanges à ce sujet ?

We understand that the Board does not wish to have the reporting line of the Executive Director (in charge of the FIS non-resident staff) and the IS headmaster. We also heard that it was a request from the Board to the AEFE, in the talks for the new convention, to not make these 2 functions reporting to the AEFE headmaster (points stated in the new convention – by the way, the Board’s document mention that the Executive Director reports to the AEFE headmaster, is it correct ?). Can you shed some lights on the related talks ?

f. Pouvez-vous nous indiquer quel est le taux de démission des salariés du LFI et quelles sont les raisons citées pour leur départ ?

Can you indicate us what is the level of resignation among FIS staff and what are the reasons mentioned for their departure ?

g. Nous ne sommes pas sûrs de la chronologie des événements. Il est indiqué que le Board devait voter sur le partenariat en janvier 2019 après avoir dit en Townhall de décembre 2018 que les discussions continuaient avec l’AEFE, puis que le vote du 3 avril était une 2e étape. Pouvez-vous nous éclairer sur ces discussions puisque nous n’avons toujours pas les minutes du Board à disposition comme promis ?

We are not certain on the chronology of the events. It has been stated that the Board wanted to vote on the partnership on January 2019 after having said during December 2018 Townhall that discussions were on-going with AEFE, then the vote of 3rd of April was a second step of vote. Would you mind shed some lights on these talks since we still do not have access to the Board’s minutes as promised ?

h. Est-ce que les parents seront décisionnaires en AG et impliqués dans la construction de la gouvernance en partenariat ?

Will the parents will be involved in the building of the governance in partnership and vote during General Meeting ?

i. Est-ce que vous considérez qu’un vote majoritaire à 51% pour l’un ou l’autre des modèles sera suffisant pour emporter l’adhésion sur un projet aussi important ?

Do you consider that a vote at 51% for one or the other solution will be enough to make everyone agree on such important change ?

j. Vous semblez avoir négocié une nouvelle convention tres specifique a la situation du LFI versus d’autres établissements qui ont une convention standard. Après obtenu toutes ces avances (et effectivement avoir encore quelques points de désaccords), le Board n’aurait-il pas dû signer logiquement la nouvelle convention ?

You seem to have negotiated a new convention very tailor-made to FIS needs vs other schools who have a pretty standard convention. After getting such many concessions (and indeed still some disagreement points), shouldn’t the Board logically sign the new convention ?

k. Nous lisons dans les sondages IPSOS et les enquêtes auprès des parents et salariés qu’il existe plusieurs problèmes importants. Pouvez-vous nous dire lesquels ressortent de cette étude et en quoi elle a influencé la décision pour le partenariat ?

We read from the IPSOS poll and the surveys made among parents/staff that there are few important problems identified. Would you mind let us know which ones are pointed out and how it influence the decision to move to partnership ?

III. Questions from Les parent représentants du Primaire, Section Française

The parent representatives for Primary, French Section

Maude Ashra, Elodie Cannings, Isabelle-Marie Cowperthwaite, Vanessa Drevet, Emiko Gourmele

The ones not appearing below are dispatched in the 3 themes of the debate due to their similarities with core questions. You can vote for these questions too

In the case the parents elect the new Convention :

2) It is anticipated that the majority of the Board members will resign if the vote supports the new Convention.

– Are you aware of any candidates willing to take on a Board mandate under the new Convention that meet the election requirements?

– If yes, who are these candidates? What is their vision? How do they envisage ensuring flexibility in some pedagogical matters that are important to the community? When will they present themselves to our community?

3) It is proposed to change the current governance of the school (beyond our relationship with AEFE). What is your vision on this?

4) How do we propose to retain our students in both streams and attract more? Which profile are we looking to attract (more international, more French)?

5) Will there be a change of Chef d’Établissement and when is it foreseen?

7) If the current Chef d’Établissement remains, what are his concrete plans to regain trust? Reunite our school? Take our school forward to meet the parents’ expectations and be competitive, innovative and forward thinking? A school cannot be managed with petitions.

10) Under the new Convention, the Board is fully accountable for all decisions made by the Head of School. What are the legal responsibilities of the school headmaster under Hong Kong Law/Hong Kong and under the new Convention context versus the Board’s responsibilities?

14) Can FIS exit the new convention before 5 years?

15) Rapport Cazebone :

– Similar concerns for HK in relation to the dialogue with AEFE  (short term view of the school head given its three to five years contract, loss of attractivity of FIS compared to other international schools in HK, lack of dialogue with parents and their representing bodies, difficulties to manage multilingual programs efficiently). What is the AEFE’s ability to reform quickly enough to avoid loss of attractivity especially for us in HK? What is AEFE doing to favor the dialogue with parents, dialogue that has been historically difficult?

– What are the key points raised under the Cazebone report that the Headmaster/AEFE commits to implement within FIS?

19) Can you share the Singapore AEFE convention (as the FIS one was made public, we trust this can be done) ? What are the key differences?

In the case the parents elect partenariat:

1) During a meeting with Mr le Consul in January, it was mentioned that a 2% budget increase was rather a conservative number and that the board was serious in its approach. Could you confirm this view? Can this number be guaranteed long term?

2) Could Mr le Consul provide some examples regarding the steps taken by the board for a smooth transition?

3) What would be the AEFE recommendations for the transition phase to a partenariat?

4) Partenariat is proposed by AEFE as one option. Could the AEFE confirm whether all the schools that are under partenariat are simply “International schools with a marginal French option“ as per the worries expressed by the Consulat.

5) Could the AEFE share some governance models that exist in its network under partenariat that brings balance between the board, the headmaster, the parents rep and the pedagogical requirements under MEN.

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